» Автоматизация массового ввода данных

Автоматизация массового ввода данных

Мне часто приходится вводить в листах повторяющиеся данные: столбцы одинаковых чисел или последовательности чисел или дат с постоянным приращением Особенно часто такие данные вводятся в строках — например, при вводе серии дат в заголовках столбцов таблиц.

Наверное, вы имеете хотя бы общее представление о функции авто заполнения, которая должна избавить пользователей от ввода одинаковых данных. И все же мало кто в полной мере использует все возможности, благодаря которым авто заполнение по праву считается полезным и удобным инструментом. Далее приводится краткий перечень задач, решаемых при помощи авто заполнения:

- Выделите ячейку с числовым значением. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения — крошечному черному квадратику в нравом нижнем углу индикатора активной ячейки и захватите его мышью и перетащите в нужном направлении. Перетаскивание маркера заполнения (черный квадратик в правом нижнем углу активной ячейки) повторяет значение или увеличивает его в зависимости от того, была ли нажата клавиша Ctrl при перетаскивании

- Во время перетаскивания рядом с каждой ячейкой, над которой проходит указатель мыши, отображается подсказка с предполагаемым значением. Excel пытается угадать, хотите ли вы повторить данные (скопировать одно значение во все ячейки) или ввести ряд (увеличить значение на 1 при перетаскивании вправо или вниз либо уменьшить его при перетаскивании влево или вверх) — к сожалению, догадка часто оказывается неверной. В таких случаях нажмите клавишу Ctrl перед тем, как отпускать кнопку мыши — вместо повторения данных будет создана серия и наоборот.

- Если вы используете Excel 2002 или более позднюю версию, переключение между повторением данных и серией возможно даже после завершения перетаскивания: щелкните на кнопке Параметры авто заполнения и выберите либо Копировать ячейки, либо Заполнить.

- Авто заполнение позволяет вводить прогрессии с приращением, отличным от 1. Например, чтобы создать последовательность с приращением, равным 5, введите первые два элемента последовательности, выделите обе ячейки и перетащите маркер заполнения.

Excel также позволяет генерировать серии из названий месяцев или дней педели. Выделите первое значение (например, февраль или понедельник) и перетащите указатель мыши. Excel заполняет ячейки последовательными названиями месяцев или дней. При этом сохраняется стиль, использованный в первой ячейке: если название первого месяца или дня недели было сокращено. Excel генерирует сокращенные названия и остальных ячейках.

По умолчанию Excel генерирует текстовые последовательности только для названий месяцев и дней недели, а также для их сокращений. Однако вы можете создать собственную последовательность, будь то названия планет Солнечной системы, филиалы вашей организации или еще что-нибудь. Для этого выполните команду Сервис ► Параметры и перейдите па вкладку Списки. В поле Списки выделите строку Новый список введите элементы последовательности в области Элементы списка справа. Завершив ввод, щелкните на кнопке Добавить Если последовательность уже введена в листе, ее можно импортировать в поле Списки без повторного ввода: выделите ячейки, выполните команду Сервис ► Параметры на вкладке Списки щелкните на кнопке Импорт.

Количество стандартных списков в Excel невелико, но для создания нового списка достаточно перечислить его элементы — например, планеты Солнечной системы

Не любите перетаскивать мышью? Тогда вам понравится этот совет: сделайте двойной щелчок на маркере. Если соседний столбец содержит данные. Excel заполняет ячейки вниз вплоть до ячейки, для которой в соседнем столбце нет данных.

Если всего сказанного недостаточно, вот вам еще: щелкните на ячейке со значением и выполните команду Правка ► Заполнить ► Прогрессия. На экране появляется диалоговое окно для создания последовательностей с более сложными зависимостями элементов.

Чтобы вставить разрыв строки в текст ячейки, нажмите клавиши Alt+Enter.

Я знаю, что Excel позволяет выполнять вычисления с датами — например, узнать, на сколько дней я опаздываю с выплатой по кредиту пли сколько дней прошло с момента последнего похода в парикмахерскую. Казалось бы, чтобы определить количество дней между двумя датами, нужно вычесть одну дату из другой. Но когда я это делаю, результат представляет собой другую дату.

При вводе формулы Excel определяет формат результата по формату ячеек с входными данными. Такой способ хорошо подходит для вычислений процентов и денежных сумм — результат автоматически преобразуется к нужному формату. Но в нашем примере результат формулы — количество дней - также был автоматически преобразован в формат даты.

Проблема решается просто: преобразуйте ячейку с отформатированным результатом (С1 в нашем примере) и выполните команду Формат ► Ячейки или нажмите Ctrl+1. На вкладке Число выберите в списке Числовые форматы строку Общий, щелкните на кнопке ОК. Теперь ваш возраст (в днях) отображается в виде удручающе огромного целого чиста. Пожалуй, до исправления ошибки результат выглядел лучше.

Реклама

Реклама